Die 10 übersehenen digitalen Baustellen in Ihrer Arztpraxis 2026

Die Digitalisierung in Arztpraxen schreitet sichtbar voran: Der elektronische Arztbrief wird laut KBV-Praxisbarometer inzwischen von 87 Prozent der Praxen genutzt, eAU und eRezept sind bei drei Vierteln der Praxen im Alltag angekommen [3]. Gleichzeitig zeigt der Digital Health Report 2026, dass 81 Prozent der Ärztinnen und Ärzte die Digitalisierung als Chance sehen [2]. Doch der Schein trügt: Während die großen Pflichtanwendungen der Telematikinfrastruktur (TI) langsam laufen, bleiben viele kleine, aber entscheidende digitale Stellschrauben unberührt. Genau diese unscheinbaren Baustellen sind es, die im Praxisalltag täglich Zeit, Nerven und manchmal sogar Patienten kosten. Dieser Artikel nimmt zehn davon unter die Lupe - und zeigt, warum sich der Blick aufs vermeintliche Kleingedruckte lohnt.

1.Die WLAN-Falle: Wenn das Gäste-WLAN zur Geduldsprobe wird

Viele Praxen haben in den letzten Jahren ein WLAN für Patienten eingerichtet - oft als Reaktion auf Beschwerden oder weil das eigene Smartphone-Netz im Behandlungszimmer keine Chance hat. Doch kaum ein Netz wird so selten gewartet wie das Gäste-WLAN einer Arztpraxis. Es hängt am alten Router aus dem Jahr 2017, der ohnehin für den Praxisbetrieb kaum ausgelegt ist. Die Folge: Das WLAN ist langsam, die Verbindung bricht ab, und wer sich nach dem fünften Verbindungsversuch ärgert, hat genau den Eindruck, den die Praxis nicht hinterlassen sollte: unzuverlässig und nicht auf der Höhe der Zeit.

Dabei geht es nicht um Luxus. Ein stabiles Gäste-WLAN ist heute ein Hygienefaktor - vergleichbar mit sauberen Toiletten. Patienten, die im Wartezimmer auf ihre E-Mails oder Nachrichten zugreifen möchten, erleben die Qualität des Netzes als Teil der Praxisqualität. Wer hier spart, spart am falschen Ende. Die Lösung ist simpel: Ein separater Access-Point für Gäste, regelmäßige Geschwindigkeitstests und ein klares Passwort, das nicht nur auf einem verblassten Zettel an der Anmeldung klebt, sondern auch digital auf der Praxis-Website oder im Terminbestätigungs-E-Mail steht.

Ein Beispiel aus der Praxis: Eine Zahnarztpraxis mit drei Behandlungsplätzen hatte ein WLAN, das nur im Wartezimmer selbst halbwegs funktionierte. Sobald jemand im Flur stand, war Schluss. Nach einem Upgrade auf einen modernen Access-Point und der Einrichtung eines Gastnetzes mit 50 MBit/s waren die Beschwerden innerhalb einer Woche verschwunden. Die Kosten? Ein mittlerer dreistelliger Betrag. Der Effekt: spürbar weniger genervte Patienten.

2.Das digitale Schwarze Brett: Terminabsagen per Aushang

Manche Praxen hängen noch immer Zettel an die Tür: „Am 15.03. bleibt die Praxis wegen Fortbildung geschlossen.“ Oder: „Bitte beachten Sie die geänderten Sprechzeiten in den Ferien.“ Das ist nicht nur analog, es ist ineffizient. Denn der Zettel erreicht nur die, die ohnehin vor der Tür stehen. Alle anderen - also die große Mehrheit der Patienten - erfahren von der Änderung erst, wenn sie vergeblich klingeln oder anrufen.

Dabei gibt es heute einfache digitale Wege: Ein E-Mail-Verteiler für Praxis-News, ein Eintrag auf der eigenen Website mit Änderungshinweis, oder - wenn die Praxis bereits eine Online-Terminbuchung nutzt - eine automatische Benachrichtigung an alle Patienten mit Termin an diesem Tag. Der Aufwand ist minimal, die Wirkung enorm. Patienten, die rechtzeitig informiert werden, sind seltener verärgert und kommen eher wieder.

Das Problem ist oft nicht das fehlende Wissen, sondern die Gewohnheit. Die MFA hängt den Zettel seit Jahren auf, und keiner hinterfragt, ob das heute noch zeitgemäß ist. Dabei ließe sich das digitale Schwarze Brett in zehn Minuten einrichten - und spart auf Dauer jede Menge Telefonate und verärgerter Patienten.

3.Die stumme Telefonansage: Wenn der Anrufbeantworter zum Frustfaktor wird

„Sie erreichen uns zu folgenden Zeiten …“ - dieser Satz ist der Klassiker unter den Telefonansagen. Aber er ist auch der Beginn einer kleinen digitalen Katastrophe. Denn viele Praxen haben ihre Ansage seit Jahren nicht aktualisiert. Die Öffnungszeiten stimmen nicht mehr, der Hinweis auf die Vertretungspraxis fehlt, und die Ansage endet oft mit einem knappen „Wir rufen zurück“ - ohne zu sagen, wann.

Dabei ist die Telefonansage der erste digitale Kontaktpunkt für viele Patienten - vor allem für die, die nicht online buchen. Eine gute Ansage ist kurz, klar und informativ: „Unsere Sprechzeiten sind … Für dringende Fälle wählen Sie … Wenn Sie einen Termin buchen möchten, nutzen Sie unsere Online-Terminbuchung unter …“ Wer hier spart, verschenkt Vertrauen. Denn wer nicht weiß, ob und wann er zurückgerufen wird, sucht sich vielleicht eine andere Praxis.

Ein Praxisbeispiel: Eine Hausarztpraxis hatte eine Ansage aus dem Jahr 2022, in der noch die alten Öffnungszeiten genannt wurden. Nach einem Update mit aktuellen Zeiten und dem Hinweis auf die Online-Terminbuchung gingen die Anrufe in der Mittagspause spürbar zurück - weil Patienten selbstständig online buchten. Der Aufwand: 15 Minuten. Der Effekt: weniger Stress am Telefon.

4.Die E-Mail-Flut: Wenn die Praxis-Postfächer überlaufen

Viele Praxen haben ein zentrales E-Mail-Postfach, das von allen MFA eingesehen wird. Das führt zu Chaos: Wer beantwortet welche Anfrage? Wann wurde geantwortet? Und warum liegt die Antwort auf die Rezeptanfrage von vor drei Tagen immer noch im Entwurf? Die Folge ist, dass E-Mails oft gar nicht oder nur schleppend beantwortet werden - und Patienten sich ärgern.

Dabei gibt es einfache digitale Lösungen: Ein Ticketsystem oder auch nur ein gemeinsames Postfach mit zugewiesenen Verantwortlichkeiten. Jede eingehende E-Mail wird einer Person zugeordnet, die sie innerhalb von 24 Stunden beantwortet. Das muss nicht teuer sein: Selbst ein einfaches Shared-Mailbox-System mit Aufgabenverteilung reicht. Entscheidend ist die klare Regel: Keine E-Mail bleibt unbeantwortet.

Ein Beispiel: Eine orthopädische Praxis mit vier MFA hatte ein Postfach, in dem täglich etwa 30 E-Mails eingingen. Die MFA lasen sie nach dem Prinzip „wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ - mit dem Ergebnis, dass viele Anfragen untergingen. Nach Einführung eines einfachen Aufgaben-Tools (Kosten: ein niedriger zweistelliger Betrag pro Monat) sank die Bearbeitungszeit von durchschnittlich drei Tagen auf einen halben Tag. Die Patienten waren zufriedener, die MFA entlastet.

5.Die vergessene Praxis-Website: Wenn die digitale Visitenkarte veraltet ist

Die Praxis-Website ist oft das Erste, was ein potenzieller Neupatient von der Praxis sieht. Und oft ist sie das Letzte, was aktualisiert wird. Die Öffnungszeiten sind von 2023, die Fotos zeigen noch die alte Einrichtung, und der Hinweis auf die Videosprechstunde fehlt ganz. Das wirkt nicht nur unprofessionell, sondern kostet auch Vertrauen. Denn wer eine veraltete Website sieht, fragt sich: Ist die Praxis überhaupt noch aktiv?

Dabei ist die Pflege der Website kein großer Aufwand. Einmal im Quartal sollte jemand aus dem Team die Inhalte prüfen: Stimmen die Öffnungszeiten? Sind alle Leistungen aktuell? Gibt es neue Angebote wie die Online-Terminbuchung oder die Videosprechstunde? Ein kleiner, aber wirkungsvoller Schritt: Ein Kalender-Eintrag im Praxis-Outlook, der an die Überprüfung erinnert.

Ein Praxisbeispiel: Eine Hautarztpraxis hatte auf ihrer Website noch die Information, dass Termine nur telefonisch vereinbart werden können - obwohl sie seit einem Jahr eine Online-Buchung nutzte. Nach der Aktualisierung stieg die Zahl der Online-Buchungen innerhalb eines Monats um ein Drittel. Der Aufwand: 20 Minuten. Der Effekt: mehr Buchungen, weniger Telefonate.

6.Die unsichtbare Datenschutzerklärung: Wenn das Kleingedruckte zur Hürde wird

Datenschutz ist in Arztpraxen ein großes Thema - und das zu Recht. Aber viele Praxen übertreiben es mit den Formularen. Die Datenschutzerklärung ist seitenlang, unverständlich und wird von den meisten Patienten ungelesen unterschrieben. Das ist nicht nur ineffizient, sondern auch ein Zeichen mangelnder Digitalisierung. Denn moderne Lösungen bieten kurze, verständliche Texte und die Möglichkeit, die Einwilligung digital zu geben - zum Beispiel über ein Tablet an der Anmeldung.

Der Vorteil: weniger Papier, weniger Fehler und ein professionellerer Eindruck. Denn wer seine Datenschutzerklärung digital präsentiert, zeigt, dass er das Thema ernst nimmt - aber auch, dass er die Patienten nicht mit Bürokratie überfordern will.

Ein Beispiel: Eine Augenarztpraxis stellte von Papier- auf Tablet-basierte Einwilligungen um. Die Patienten konnten die Erklärung in Ruhe lesen und mit einem Klick bestätigen. Die Fehlerquote sank, die Zufriedenheit stieg. Der Aufwand: einmalige Anschaffung eines Tablets (ein mittlerer dreistelliger Betrag) und die Einrichtung einer digitalen Lösung. Der Effekt: weniger Papierkrieg, mehr Transparenz.

7.Die E-Rezept-Falle: Wenn das Rezept nicht digital ankommt

Das E-Rezept ist inzwischen bei 77 Prozent der Praxen angekommen [3]. Aber viele Praxen nutzen es nur halbherzig: Sie stellen das Rezept aus, aber der Patient bekommt es nicht digital - weil er keinen Zugang zur App hat oder die Praxis die Ausstellung nicht richtig erklärt. Die Folge: Der Patient steht in der Apotheke und kann sein Rezept nicht einlösen. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern auch ein Zeichen mangelnder Digitalisierung im Sinne des Patienten.

Dabei ist die Lösung einfach: Die MFA sollte jeden Patienten kurz erklären, wie das E-Rezept funktioniert - und ihm gegebenenfalls einen Ausdruck mitgeben. Wer das nicht tut, verschenkt den Nutzen der Digitalisierung. Denn das E-Rezept spart nicht nur Papier, sondern auch Zeit - für die Praxis und für den Patienten.

Ein Praxisbeispiel: Eine Allgemeinmedizinerin stellte fest, dass viele ältere Patienten das E-Rezept nicht nutzen konnten. Sie führte eine kurze Erklärung an der Anmeldung ein - und ließ den Patienten wählen, ob sie das Rezept digital oder ausgedruckt erhalten möchten. Die Zufriedenheit stieg, die Nachfragen in der Apotheke sanken. Der Aufwand: eine Minute pro Patient. Der Effekt: weniger Frust, mehr Digitalkompetenz.

8.Die digitale Patientenakte: Wenn die Akte nur auf dem Papier existiert

Viele Praxen nutzen inzwischen die elektronische Patientenakte (ePA) - aber oft nur als Pflichtübung. Die ePA wird befüllt, aber nicht aktiv genutzt. Dabei bietet sie enorme Vorteile: Sie spart Zeit bei der Dokumentation, vermeidet Doppeluntersuchungen und erleichtert die Kommunikation mit anderen Praxen. Wer sie nur halbherzig nutzt, verschenkt Potenzial.

Der Fehler liegt oft in der fehlenden Integration in den Praxisalltag. Die MFA müssen wissen, wie sie die ePA befüllen, und der Arzt muss sie im Behandlungszimmer aufrufen können. Das erfordert Schulung und Gewöhnung - aber der Aufwand lohnt sich. Denn wer die ePA aktiv nutzt, arbeitet effizienter und patientenfreundlicher.

Ein Beispiel: Eine internistische Praxis führte die ePA ein, aber die Ärzte öffneten sie kaum. Die Ärzte berichteten von weniger Zeitaufwand für die Dokumentation und einer besseren Übersicht über die Patientendaten.

9.Die Telefonwarteschleife: Wenn die Musik zur Geduldsprobe wird

Jeder kennt es: Man ruft in einer Praxis an, und dann läuft eine Endlosschleife von Musik, die nach 30 Sekunden von einer freundlichen Stimme unterbrochen wird: „Alle unsere Mitarbeiter sind im Gespräch. Bitte haben Sie einen Moment Geduld.“ Nach zehn Minuten ist die Geduld meist am Ende. Und der Patient legt auf - oder sucht sich eine andere Praxis.

Dabei lässt sich die Warteschleife digital optimieren: Ein Rückrufservice, der den Patienten zurückruft, sobald ein Platz frei ist, oder eine Ansage, die auf die Online-Terminbuchung hinweist. Wer hier investiert, zeigt Wertschätzung für die Zeit des Patienten. Und das ist heute ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

Ein Praxisbeispiel: Eine HNO-Praxis führte einen Rückrufservice ein. Die Patienten konnten ihre Nummer hinterlassen und wurden zurückgerufen, sobald ein MFA frei war. Die durchschnittliche Wartezeit am Telefon sank von acht Minuten auf zwei Minuten. Die Patienten waren zufriedener, die MFA entlastet. Der Aufwand: eine einmalige Einrichtung und ein niedriger monatlicher Betrag.

10.Die digitale To-Do-Liste: Wenn der Zettelwirtschaft keine Grenzen gesetzt sind

In vielen Praxen kleben noch Zettel an den Monitoren: „Bitte an Frau Müller denken!“, „Rezept für Herrn Schmidt vorbereiten!“ oder „Termin für Frau Meier verschieben!“. Das ist nicht nur unübersichtlich, sondern auch ineffizient. Denn Zettel gehen verloren, werden übersehen oder landen im Papierkorb. Die digitale Alternative: Eine gemeinsame To-Do-Liste in der Praxissoftware oder in einem einfachen Tool wie Trello oder Asana. Dort werden Aufgaben erfasst, priorisiert und abgearbeitet. Jeder im Team sieht, was zu tun ist - und wer es erledigt hat.

Der Vorteil: weniger Chaos, weniger Fehler, mehr Transparenz. Und vor allem: mehr Zeit für die Patienten. Denn wer keine Zettel mehr sucht, kann sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Ein Beispiel: Eine Kinderarztpraxis mit fünf MFA führte eine digitale To-Do-Liste ein. Die Zettel an den Monitoren verschwanden innerhalb einer Woche. Die Fehlerquote bei Rezepten und Terminverschiebungen sank um die Hälfte. Die MFA berichteten von weniger Stress und mehr Zufriedenheit. Der Aufwand: eine einmalige Einrichtung und fünf Minuten pro Tag für die Aktualisierung.

Fazit: Der Teufel steckt im Detail - und das ist gut so

Die zehn genannten Baustellen haben eines gemeinsam: Sie sind klein, oft unscheinbar und werden im hektischen Praxisalltag leicht übersehen. Aber genau deshalb sind sie so wirkungsvoll. Denn wer sie angeht, spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern gewinnt auch das Vertrauen der Patienten. Und das ist in Zeiten von Online-Bewertungen und Patientenportalen der entscheidende Wettbewerbsvorteil.

Die gute Nachricht: Die Lösungen sind meist einfach, günstig und schnell umsetzbar. Ein Upgrade des WLANs, eine aktualisierte Telefonansage oder eine digitale To-Do-Liste kosten wenig - und bringen viel. Der Schlüssel liegt im Team: Wer die Baustellen gemeinsam identifiziert und angeht, schafft nicht nur eine effizientere Praxis, sondern auch ein besseres Arbeitsklima.

Also: Nehmen Sie sich eine Stunde Zeit, gehen Sie die Liste durch und identifizieren Sie die größten Baustellen in Ihrer Praxis. Sie werden überrascht sein, wie viel Sie mit wenig Aufwand bewegen können.