Die Personalkosten sind 2026 auf 40 Cent pro Euro Umsatz gestiegen - ein Anstieg von 25 Prozent seit 2019 [4]. Gleichzeitig fehlen in vielen Betrieben die Arbeitskräfte: 23 Prozent der Restaurants haben ihre Öffnungszeiten bereits reduziert, nicht wegen fehlender Gäste, sondern wegen fehlender Mitarbeiter [2]. Wer jetzt nur auf Stellenstreichungen setzt, verschärft das Problem. Stattdessen braucht es intelligente Lösungen, die Kosten senken, ohne das Team zu schwächen. Dieser Artikel vergleicht drei Ansätze: flexible Arbeitszeitmodelle, Technologieeinsatz zur Effizienzsteigerung und Optimierung der Arbeitsabläufe in der Küche. Jeder Ansatz hat Stärken und Schwächen - entscheidend ist die passende Kombination für den eigenen Betrieb.

Warum Personalabbau keine Lösung ist

Die Versuchung ist gross: Die Personalkosten fressen 40 Cent von jedem eingenommenen Euro [4]. Der Reingewinn liegt im Branchenschnitt bei minus 2 bis plus 3 Cent - vor 2020 waren es noch 12 bis 15 Cent [4]. Da liegt der Gedanke nahe, Stellen zu streichen oder Arbeitszeiten zu kürzen. Doch das ist ein Trugschluss. Denn gleichzeitig fehlen bereits Mitarbeiter: 23 Prozent der Betriebe haben ihre Öffnungszeiten reduziert, weil sie das Personal nicht besetzen können [2]. Wer jetzt weiter abbaut, riskiert, dass das verbleibende Team überlastet wird, die Servicequalität leidet und am Ende noch mehr Gäste ausbleiben. Die Gastronomie lebt von Gastfreundschaft - und die lässt sich nicht durch weniger Personal ersetzen, sondern nur durch klügere Organisation.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Inhaber eines mittelgrossen Restaurants in einer deutschen Grossstadt stand vor der Wahl, entweder den Mittagstisch zu streichen oder einen Teil des Servicepersonals zu entlassen. Stattdessen analysierte er die Auslastung über den Tag und stellte fest, dass zwischen 14 und 17 Uhr kaum Gäste kamen. Er führte flexible Schichten ein: Das Servicepersonal arbeitet jetzt in zwei Blöcken - mittags und abends - mit einer bezahlten Pause dazwischen. Die Personalkosten blieben gleich, aber die Produktivität pro Arbeitsstunde stieg spürbar, weil niemand mehr unproduktive Leerlaufzeiten absass. Das Team war zufriedener, weil die Arbeitszeiten besser zu den privaten Verpflichtungen passten. Der Betrieb konnte den Mittagstisch halten und sogar ausbauen.

Der Fehler vieler Gastronomen ist, dass sie Kosten und Personal als Gegensätze betrachten. Dabei geht es nicht um „weniger Mitarbeiter“, sondern um „bessere Auslastung der vorhandenen Mitarbeiter“. Wer die Arbeitsabläufe optimiert, kann mit dem gleichen Team mehr Umsatz erzielen - oder mit einem etwas kleineren Team den gleichen Umsatz, ohne dass die Arbeitsbelastung steigt. Die folgenden drei Ansätze zeigen, wie das konkret gelingen kann.

Flexible Arbeitszeitmodelle: Mehr Produktivität, weniger Überstunden

Der erste Hebel sind flexible Arbeitszeitmodelle. Statt alle Mitarbeiter in starren Acht-Stunden-Schichten von 10 bis 18 Uhr oder 18 bis 2 Uhr zu beschäftigen, lassen sich die Arbeitszeiten an den tatsächlichen Gästeandrang anpassen. Das klingt banal, wird aber in vielen Betrieben nicht konsequent umgesetzt. Die Folge: In ruhigen Stunden stehen zu viele Mitarbeiter herum, in Spitzenzeiten fehlen sie. Das treibt die Personalkosten, ohne den Umsatz zu steigern.

Vorteile:

  • Geringere Leerlaufzeiten: Wer nur dann bezahlt wird, wenn wirklich gearbeitet wird, spart bares Geld. Ein Beispiel: Ein Café, das von 8 bis 18 Uhr geöffnet hat, braucht zwischen 10 und 14 Uhr sowie zwischen 15 und 17 Uhr die meisten Kräfte. In den Randzeiten reicht ein Mitarbeiter. Mit einem flexiblen Schichtmodell lässt sich das Personal genau diesen Zeiten zuordnen - ohne Überstunden oder Unterbesetzung.
  • Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Flexible Arbeitszeiten sind ein starkes Argument im Wettbewerb um Fachkräfte. Gerade jüngere Generationen legen Wert auf eine gute Work-Life-Balance. Wer seinen Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeitszeiten an Familie, Studium oder Hobbys anzupassen, bindet sie langfristig. Das reduziert die Fluktuation und damit die Kosten für Einarbeitung und Rekrutierung.
  • Bessere Auslastung in Spitzenzeiten: In den Hauptgeschäftszeiten - etwa am Freitag- und Samstagabend - kann der Betrieb auf Abrufkräfte zurückgreifen, die nur für diese Stunden eingeteilt sind. Das entlastet das Stammteam und vermeidet teure Überstunden.

Nachteile:

  • Höherer Planungsaufwand: Flexible Modelle erfordern eine sorgfältige Dienstplanung. Ohne digitale Tools wird das schnell zum administrativen Albtraum. Wer händisch plant, braucht viel Zeit und übersieht leicht die Einhaltung der Arbeitszeitgesetze.
  • Unvorhersehbare Kosten: Wenn die Gästezahlen schwanken, können die Personalkosten schwer kalkulierbar sein. Ein verregneter Samstag kann bedeuten, dass eingeteilte Abrufkräfte nicht gebraucht werden - aber kurzfristige Absagen sind oft nicht möglich, weil die Mitarbeiter fest eingeplant sind.
  • Risiko der Unterbesetzung: Wer zu stark auf Abruf setzt, riskiert, in Spitzenzeiten nicht genug Personal zu haben. Ein plötzlicher Ansturm - etwa durch eine spontane Reservierung einer grösseren Gruppe - kann das System überfordern.

Für wen geeignet? Flexible Arbeitszeitmodelle eignen sich besonders für Betriebe mit stark schwankender Auslastung: Cafés, Bistros und Restaurants mit Mittags- und Abendgeschäft. Auch für Saisonbetriebe oder Eventlocations sind sie ideal. Weniger geeignet sind sie für Betriebe mit sehr gleichmässiger Auslastung, etwa Systemgastronomie oder Kantinen, wo die Gästezahlen über den Tag relativ stabil sind.

Praxisbeispiel: Ein Inhaber eines italienischen Restaurants mit 60 Plätzen führte ein Gleitzeitmodell für die Küche ein. Die Köche können zwischen 10 und 14 Uhr sowie zwischen 17 und 22 Uhr arbeiten - mit einer Kernzeit von 11 bis 13 Uhr und 18 bis 21 Uhr. Die übrigen Stunden sind flexibel. Das Team nutzt die Möglichkeit, mittags früher zu gehen, wenn abends viel los ist, oder morgens länger zu schlafen und dafür abends zu arbeiten. Die Personalkosten sanken um einen deutlichen Betrag, weil Überstunden weitgehend entfielen. Gleichzeitig stieg die Zufriedenheit: Die Fluktuation ging zurück, und der Betrieb konnte zwei neue Mitarbeiter gewinnen, die das flexible Modell als entscheidenden Pluspunkt nannten.

Technologieeinsatz: Digitalisierung als Personalkostentreiber

Der zweite Ansatz ist der Einsatz von Technologie, um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. 78 Prozent der Betriebe planen Investitionen in Technologie [2]. Doch viele machen den Fehler, zuerst Prozesse zu digitalisieren, bevor das eigentliche Problem - fehlendes Personal - gelöst ist [2]. Dabei kann Technologie helfen, Personal zu entlasten, nicht zu ersetzen. Das Ziel ist nicht, Mitarbeiter durch Maschinen zu ersetzen, sondern ihnen die Arbeit zu erleichtern, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: die Gastfreundschaft.

Vorteile:

  • Reduzierung von Routineaufgaben: Self-Ordering-Systeme, digitale Kassen und Bestell-Apps übernehmen Aufgaben, die früher viel Zeit gekostet haben. Ein Beispiel: Gäste bestellen per QR-Code am Tisch, die Bestellung geht direkt in die Küche, der Kellner muss nur noch servieren und abkassieren. Das spart pro Bestellung mehrere Minuten - und summiert sich über den Abend zu einer deutlichen Entlastung.
  • Bessere Datenbasis: Digitale Systeme liefern Daten über Auslastung, Bestellzeiten und beliebte Gerichte. Damit lässt sich der Personaleinsatz präziser planen. Wer weiss, dass dienstags zwischen 18 und 19 Uhr die meisten Bestellungen eingehen, kann genau für diese Stunde eine zusätzliche Kraft einplanen - und in den ruhigen Zeiten darauf verzichten.
  • Weniger Fehler: Automatisierte Prozesse reduzieren Übertragungsfehler. Eine falsch aufgenommene Bestellung führt zu Reklamationen, Nacharbeit und verärgerten Gästen - das kostet Zeit und Geld. Digitale Bestellsysteme minimieren dieses Risiko.

Nachteile:

  • Anschaffungskosten: Die Investition in Technologie ist nicht billig. Ein Self-Ordering-System kann mehrere tausend Euro kosten, je nach Umfang. Hinzu kommen laufende Kosten für Lizenzen, Wartung und Updates. Für kleine Betriebe kann das eine Hürde sein.
  • Schulungsaufwand: Nicht jeder Mitarbeiter ist technikaffin. Ältere Kollegen oder solche mit geringer Digitalkompetenz brauchen Zeit, um sich einzuarbeiten. Das kann anfangs zu Frustration und Produktivitätseinbussen führen.
  • Abhängigkeit von Technik: Wenn das System ausfällt - etwa bei einem Stromausfall oder Serverproblem - steht der Betrieb still. Ohne funktionierende Technik können Bestellungen nicht aufgenommen oder abgerechnet werden. Eine Notfalllösung muss vorhanden sein.

Für wen geeignet? Technologie eignet sich für alle Betriebe, die bereit sind, in ihre digitale Infrastruktur zu investieren. Besonders profitieren Betriebe mit hohem Bestellaufkommen - etwa in der Systemgastronomie, bei Lieferdiensten oder in stark frequentierten Restaurants. Weniger geeignet ist der Ansatz für Betriebe, die auf persönliche Beratung setzen, wie etwa Fine-Dining-Restaurants, wo der Gast den direkten Kontakt zum Servicepersonal sucht.

Praxisbeispiel: Ein Burger-Restaurant mit 80 Plätzen führte ein Self-Ordering-System per QR-Code ein. Die Gäste bestellen und bezahlen direkt am Tisch. Das Servicepersonal muss nur noch die Speisen bringen und Getränke nachschenken. Der Betrieb konnte die Zahl der Servicekräfte pro Schicht von vier auf drei reduzieren - ohne dass die Wartezeiten stiegen. Die verbleibenden Mitarbeiter hatten mehr Zeit für die persönliche Betreuung der Gäste, was sich positiv auf die Bewertungen auswirkte. Die Personalkosten sanken um einen spürbaren Betrag, und die Investition amortisierte sich innerhalb von weniger als einem Jahr.

Optimierung der Arbeitsabläufe in der Küche

Der dritte Ansatz zielt auf die Küche ab. Hier entstehen oft die grössten Personalkosten, weil ineffiziente Abläufe Zeit und damit Geld kosten. Die Optimierung beginnt mit der Analyse der Arbeitsabläufe: Welche Schritte sind überflüssig? Wo gibt es Engpässe? Wie lassen sich Wege verkürzen? Oft reichen kleine Veränderungen, um eine deutliche Wirkung zu erzielen.

Vorteile:

  • Direkte Kosteneinsparung: Wer die Arbeitsabläufe optimiert, kann mit dem gleichen Team mehr Gerichte produzieren - oder mit einem kleineren Team die gleiche Menge. Das senkt die Personalkosten pro Gericht. Ein Beispiel: Durch die Umstellung auf eine „Mise en Place“-Strategie, bei der alle Zutaten vor Arbeitsbeginn vorbereitet werden, reduzieren sich die Rüstzeiten während des Service. Das spart pro Schicht mehrere Arbeitsstunden.
  • Weniger Stress: Optimierte Abläufe entlasten das Team. Wer nicht ständig hektisch zwischen Kühlschrank, Herd und Spüle hin- und herrennen muss, arbeitet konzentrierter und macht weniger Fehler. Das senkt die Fehlerquote und damit die Kosten für Nacharbeit.
  • Höhere Qualität: Standardisierte Abläufe sorgen für gleichbleibende Qualität. Das ist besonders in der Systemgastronomie wichtig, aber auch in der individuellen Gastronomie ein Pluspunkt. Gäste schätzen Verlässlichkeit - und kommen wieder.

Nachteile:

  • Anfangsinvestition: Die Optimierung erfordert Zeit und oft auch Geld. Eine professionelle Analyse der Arbeitsabläufe durch einen Berater kann mehrere tausend Euro kosten. Auch die Umstellung auf neue Arbeitsweisen braucht Zeit - in der das Team erst einmal langsamer arbeitet, bis die neuen Routinen sitzen.
  • Widerstand im Team: Veränderungen in der Küche sind heikel. Köche haben oft ihre eigene Arbeitsweise und lassen sich ungern in die Karten schauen. Wer zu radikal umstellt, riskiert, dass Mitarbeiter kündigen. Eine behutsame Einführung ist entscheidend.
  • Begrenzte Skalierbarkeit: Die Optimierung ist stark vom individuellen Betrieb abhängig. Was in einem Restaurant funktioniert, kann in einem anderen völlig wirkungslos sein. Es gibt kein Patentrezept - jeder Betrieb muss seinen eigenen Weg finden.

Für wen geeignet? Die Optimierung der Arbeitsabläufe eignet sich für jeden Betrieb, der bereit ist, seine Prozesse kritisch zu hinterfragen. Besonders profitieren Betriebe mit hohem Durchsatz - etwa in der Systemgastronomie, bei Caterern oder in Grossküchen. Aber auch kleine Restaurants können von einer schlankeren Arbeitsweise profitieren.

Praxisbeispiel: Ein asiatisches Restaurant mit 50 Plätzen analysierte seine Küchenabläufe und stellte fest, dass die Köche pro Schicht mehrere Kilometer zurücklegten - zwischen Kühlhaus, Vorbereitungstisch und Herd. Der Inhaber ordnete die Arbeitsstationen neu: Die Zutaten für die drei meistbestellten Gerichte lagern jetzt direkt am Herd, die Schneidebretter und Messer sind immer griffbereit. Die Kochzeit pro Gericht sank um mehrere Minuten. Das Team konnte in der Spitzenzeit doppelt so viele Gerichte produzieren wie zuvor - ohne zusätzliches Personal. Die Personalkosten pro Gericht sanken deutlich, und die Mitarbeiter waren weniger gestresst.

Worauf es bei der Wahl ankommt

Alle drei Ansätze haben ihre Berechtigung - aber sie sind kein Allheilmittel. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der richtigen Kombination. Wer nur auf flexible Arbeitszeiten setzt, aber die Küchenabläufe nicht optimiert, wird schnell an Grenzen stossen. Wer nur in Technologie investiert, aber das Team nicht mitnimmt, wird die Investition nicht amortisieren. Und wer nur die Abläufe optimiert, aber die Arbeitszeiten nicht anpasst, verschenkt Potenzial.

Entscheidend ist eine ganzheitliche Betrachtung: Analysieren Sie zuerst Ihre Ist-Situation. Wo entstehen die höchsten Personalkosten? Wo gibt es Leerlauf? Wo sind die Mitarbeiter überlastet? Führen Sie Gespräche mit Ihrem Team - die Mitarbeiter kennen die Engpässe am besten. Entwickeln Sie dann einen Massnahmenplan, der alle drei Hebel berücksichtigt. Setzen Sie Prioritäten: Beginnen Sie mit dem Ansatz, der am schnellsten Wirkung zeigt und am wenigsten Widerstand erzeugt.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Die Digitalisierung ist kein Selbstzweck. 78 Prozent der Betriebe planen Investitionen in Technologie, aber viele machen den Fehler, zuerst Prozesse zu digitalisieren, bevor das eigentliche Problem - fehlendes Personal - gelöst ist [2]. Ein digitales Bestellsystem nützt nichts, wenn Sie keine Mitarbeiter haben, die die Bestellungen zubereiten und servieren. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team stabil ist, bevor Sie in Technologie investieren.

Häufige Fehler

Fehler 1: Zu schnell zu viel verändern. Wer alle drei Ansätze gleichzeitig umsetzen will, überfordert sein Team. Die Mitarbeiter müssen sich an neue Arbeitszeiten, neue Technik und neue Abläufe gewöhnen - das ist zu viel auf einmal. Führen Sie Veränderungen schrittweise ein und geben Sie dem Team Zeit, sich anzupassen.

Fehler 2: Die Mitarbeiter nicht einbeziehen. Die besten Ideen bringen nichts, wenn das Team nicht mitzieht. Beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter an der Planung. Fragen Sie sie, welche Arbeitszeitmodelle sie sich wünschen, welche Technik sie als hilfreich empfinden und wo sie Engpässe sehen. Wer mitbestimmen darf, identifiziert sich eher mit den Veränderungen.

Fehler 3: Nur auf die Kosten schauen. Personalkosten sind wichtig, aber sie sind nicht alles. Wer nur spart, riskiert, dass die Qualität leidet. Ein überlastetes Team macht Fehler, Gäste bleiben aus, und am Ende sinkt der Umsatz. Die Kostenoptimierung muss immer im Gleichgewicht mit der Qualität stehen.

Fehler 4: Keine Kennzahlen erheben. Ohne Daten ist jede Massnahme blind. Erfassen Sie regelmässig Ihre Personalkosten pro Gericht, die Auslastung Ihrer Mitarbeiter und die Fluktuation. Nur so können Sie den Erfolg Ihrer Massnahmen messen und bei Bedarf nachsteuern. Restaurants, die ihre Kennzahlen monatlich kennen, gehören statistisch zu den Überlebenden [4].

Empfehlung je Ausgangslage

Für Betriebe mit hohem Kostendruck und stabilem Team: Setzen Sie zuerst auf flexible Arbeitszeitmodelle. Sie senken die Kosten, ohne die Mitarbeiter zu belasten. Parallel dazu optimieren Sie die Arbeitsabläufe in der Küche. Die Digitalisierung kommt erst, wenn die Basis stimmt.

Für Betriebe mit Personalmangel: Investieren Sie zuerst in die Mitarbeiterbindung. Flexible Arbeitszeiten und eine gute Arbeitsatmosphäre sind wichtiger als jede Technik. Erst wenn das Team stabil ist, können Sie über Digitalisierung nachdenken.

Für Betriebe mit hohem Bestellaufkommen und technikaffinem Team: Setzen Sie auf Technologie. Self-Ordering-Systeme und digitale Kassen entlasten das Personal und senken die Kosten. Achten Sie aber darauf, dass die Technik zu Ihrem Betrieb passt und nicht zur Spielerei verkommt.

Für Betriebe in der Krise: Starten Sie mit einer umfassenden Analyse. Identifizieren Sie die grössten Kostentreiber und die dringendsten Engpässe. Setzen Sie dann gezielt Massnahmen um - und zwar Schritt für Schritt. Oft reicht schon die Optimierung der Arbeitsabläufe, um eine spürbare Entlastung zu erreichen.

Die Personalkosten werden nicht sinken - im Gegenteil: Der Trend zeigt weiter nach oben. Wer heute in die richtigen Massnahmen investiert, sichert sich einen Wettbewerbsvorsprung. Denn am Ende zählt nicht, wie viel Sie pro Euro Umsatz für Personal ausgeben, sondern wie viel Umsatz Sie mit Ihrem Personal erzielen. Und das lässt sich mit den richtigen Strategien deutlich steigern.