Digitalisierung in der Arztpraxis: Warum der eArztbrief der heimliche Vorreiter ist

Während über Online-Terminbuchung und KI-Assistenten diskutiert wird, hat sich ein unscheinbares digitales Tool längst still zur Erfolgsgeschichte entwickelt: der eArztbrief. Die Quote seiner Nutzung ist explodiert - und genau daran lässt sich ablesen, warum Digitalisierung in Praxen manchmal gelingt und manchmal scheitert.

Ausgangslage: Ein stiller Siegeszug im Praxisalltag

Die Digitalisierung der Arztpraxen wird meist an den großen, sichtbaren Baustellen gemessen: an der elektronischen Patientenakte, an Online-Terminbuchungen oder an KI-gestützten Assistenten. Doch der Blick auf die Zahlen des PraxisBarometers 2025 der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) erzählt eine andere, viel interessantere Geschichte. Während viele digitale Anwendungen mit verhaltenem Echo kämpfen, hat sich der elektronische Arztbrief nahezu unbemerkt zur Erfolgsgeschichte entwickelt: 87 Prozent der Praxen nutzen ihn inzwischen regelmäßig - 2018 waren es lediglich 13 Prozent [2]. Das ist ein Anstieg, der weit über das hinausgeht, was man in der sonst häufig zähen Digitalisierungslandschaft des Gesundheitswesens erlebt.

Dieser Erfolg ist bemerkenswert, denn er widerspricht dem gängigen Narrativ, Ärztinnen und Ärzte seien digitalisierungsmüde oder technikavers. Die KBV betont in ihrem aktuellen PraxisBarometer denn auch, die niedergelassenen Kolleginnen und Kollegen seien und blieben „Vorreiter in Sachen Digitalisierung“ [2]. Der eArztbrief ist der lebende Beweis dafür: Wenn die Rahmenbedingungen stimmen und der Nutzen unmittelbar spürbar ist, dann sind Praxen sehr wohl bereit, ihre Arbeitsabläufe grundlegend zu verändern. Die Frage ist also nicht, ob Praxen digitalisieren wollen, sondern unter welchen Bedingungen sie es erfolgreich tun. Der eArztbrief liefert darauf eine überraschend klare Antwort.

Die Bedeutung dieser Entwicklung geht weit über den einzelnen Brief hinaus. Der eArztbrief ist ein Paradebeispiel für eine gelungene digitale Transformation in einem hochkomplexen, regulierten Umfeld. Er zeigt, wie eine Anwendung gestaltet sein muss, damit sie von der Praxis angenommen wird: Sie muss den Alltag spürbar erleichtern, sie muss in bestehende Arbeitsabläufe passen, und sie muss von den beteiligten Akteuren als verlässlich wahrgenommen werden. Wer verstehen will, warum manche Digitalisierungsprojekte in Praxen scheitern und andere gelingen, der sollte sich den eArztbrief genau ansehen.

Problem im Detail: Die digitale Zweiklassen-Gesellschaft

Doch der Erfolg des eArztbriefs hat eine Schattenseite, die im PraxisBarometer 2025 deutlich zutage tritt. Er offenbart eine digitale Zweiklassen-Gesellschaft im Gesundheitswesen. Während die Praxen untereinander längst digital kommunizieren, bleiben die Krankenhäuser weit zurück. Nur 12 Prozent der Praxen kommunizieren überwiegend digital mit Kliniken [2]. Bei den Entlassbriefen klafft die Lücke besonders weit: Obwohl 85 Prozent der Praxen den Nutzen des elektronischen Austauschs sehen, erhalten nur 15 Prozent diese digital [2]. Das ist ein massives Problem, denn gerade die Schnittstelle zwischen ambulanter und stationärer Versorgung ist für die Patientensicherheit entscheidend. Wenn ein Patient aus dem Krankenhaus entlassen wird und der Entlassbrief Tage später per Post oder Fax in der Praxis eintrifft, dann kann das zu Behandlungsfehlern, Doppeluntersuchungen oder unnötigen Wiedereinweisungen führen.

Die KBV übt dafür deutliche Kritik an den Kliniken. „Während die Praxen längst digital kommunizieren, sind Krankenhäuser noch viel zu oft im Papierzeitalter verhaftet“, wird KBV-Vorstandsmitglied Dr. Sibylle Steiner in der Berichterstattung zum PraxisBarometer zitiert [2]. Diese Schieflage ist kein rein technisches Problem. Sie ist ein strukturelles Problem, das an den unterschiedlichen Anreizsystemen liegt. Während die Praxen durch den eArztbrief eine unmittelbare Arbeitserleichterung erfahren, sehen die Krankenhäuser offenbar weniger dringenden Handlungsbedarf. Sie haben andere Prioritäten, andere IT-Systeme und andere bürokratische Hürden.

Dabei wäre der Nutzen eines reibungslosen digitalen Austauschs für beide Seiten enorm. Die Praxen wünschen sich laut PraxisBarometer insbesondere den elektronischen Entlassbrief und eine bessere Übermittlung von Befunden [4]. Die KV Nordrhein berichtet, dass zwei Drittel der Befragungsteilnehmer angaben, Befunddaten bereits digital zu erhalten [4]. Doch der Weg von zwei Dritteln bei den Befunddaten zu einer flächendeckenden digitalen Kommunikation mit den Kliniken ist noch weit. Es fehlt nicht an der Technologie, es fehlt an der Verbindlichkeit und an der Bereitschaft der Krankenhäuser, ihre Prozesse umzustellen. Der eArztbrief zeigt, was möglich ist, wenn alle Beteiligten an einem Strang ziehen - und die Klinik-Kommunikation zeigt, was passiert, wenn das nicht der Fall ist.

Ursachenanalyse: Warum der eArztbrief funktioniert

Die Frage, warum der eArztbrief so erfolgreich ist, lässt sich nicht mit einer einzigen Antwort erklären. Es ist ein Zusammenspiel mehrerer Faktoren, die zusammen ein ideales Umfeld für die Einführung einer digitalen Anwendung bilden. Der wichtigste Faktor ist der unmittelbare, spürbare Nutzen für die Anwender. Ein elektronischer Arztbrief erspart dem Praxisteam das aufwendige Abtippen oder Einscannen von Papierdokumenten. Er beschleunigt die Bearbeitung, reduziert Fehlerquellen und macht die gesamte Dokumentation einfacher. Im Gegensatz zu manchen anderen digitalen Anwendungen, deren Nutzen abstrakt bleibt oder erst langfristig spürbar wird, ist der Vorteil des eArztbriefs sofort greifbar. Das Praxisteam spart Zeit, und Zeit ist in einer Arztpraxis das knappste Gut.

Ein zweiter Faktor ist die technische Reife der Lösung. Der eArztbrief ist über die Telematikinfrastruktur (TI) angebunden, die in den Praxen inzwischen weitgehend etabliert ist. Zwar berichten über die Hälfte der Praxen von regelmäßigen Störungen der TI, was zu Frust und Mehraufwand führt [4]. Doch trotz dieser Störungen funktioniert der eArztbrief im Alltag offenbar gut genug, um die Vorteile zu überwiegen. Die Zufriedenheit mit den digitalen Anwendungen ist laut PraxisBarometer auf fast 80 Prozent gestiegen [4]. Das zeigt: Auch eine nicht perfekte Technik kann akzeptiert werden, wenn der Nutzen groß genug ist. Perfektion ist nicht das Entscheidende, sondern ein positives Nutzen-Aufwand-Verhältnis.

Ein dritter Faktor ist die organische Verbreitung innerhalb der Arztcommunity. Der eArztbrief hat sich nicht durch eine staatliche Verordnung durchgesetzt, sondern durch Überzeugung und Netzwerkeffekte. Je mehr Praxen den eArztbrief nutzen, desto attraktiver wird er für die restlichen Praxen. Die KV Nordrhein berichtet, dass 61 Prozent der Praxen den Kommunikationsdienst KIM nutzen [4]. KIM ist die technische Basis für den sicheren Versand von eArztbriefen. Diese kritische Masse ist erreicht, und das macht den eArztbrief zu einem sich selbst verstärkenden Erfolg. Es ist ein klassisches Netzwerk-Phänomen, wie man es aus anderen digitalen Ökosystemen kennt.

Lösungsansatz: Was Praxen vom eArztbrief lernen können

Aus dem Erfolg des eArztbriefs lassen sich konkrete Lehren für die weitere Digitalisierung der Arztpraxen ziehen. Die wichtigste Lehre lautet: Digitalisierung gelingt dann, wenn der Nutzen für die Anwender im Vordergrund steht und nicht die Technologie. Es geht nicht darum, möglichst viele digitale Anwendungen zu implementieren, sondern darum, die richtigen Anwendungen zu wählen, die den Praxisalltag spürbar erleichtern. Die KBV-Studie PraxisBarometer zeigt, dass die Zufriedenheit mit eAU (78 Prozent) und eRezept (77 Prozent) im Vergleich zum Vorjahr deutlich gestiegen ist [2]. Auch diese Anwendungen haben gemeinsam, dass sie dem Praxisteam konkrete Arbeit abnehmen. Sie ersetzen lästige Papierarbeit durch effiziente digitale Prozesse.

Für die Praxis bedeutet das: Bei der Entscheidung für neue digitale Tools sollte nicht die Frage „Was ist der neueste Trend?“ im Vordergrund stehen, sondern die Frage „Wo haben wir den größten Schmerz im Alltag?“. Ein Beispiel: Wenn das Praxisteam täglich viel Zeit mit der Bearbeitung von Überweisungen oder Befunden verbringt, dann ist ein Tool zur digitalen Befundübermittlung sinnvoller als eine aufwendige KI-Anwendung, die nur selten zum Einsatz kommt. Die Digitalisierung sollte dort ansetzen, wo der größte Hebel liegt. Das ist ein pragmatischer Ansatz, der sich am Vorbild des eArztbriefs orientiert.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Einbindung des gesamten Praxisteams. Der eArztbrief ist keine Anwendung, die nur der Arzt nutzt. Sie wird von den Medizinischen Fachangestellten (MFAs) bedient, die die Briefe erstellen, versenden und empfangen. Wenn das Team nicht überzeugt ist, scheitert jede digitale Einführung. Das PraxisBarometer zeigt, dass die Zufriedenheit mit den digitalen Anwendungen hoch ist [2]. Das ist auch ein Verdienst der Teams, die diese Anwendungen im Alltag zum Laufen bringen. Praxen sollten daher bei der Einführung neuer digitaler Tools von Anfang an das gesamte Team einbeziehen, Schulungen anbieten und auf Feedback hören. Digitalisierung ist eine Teamleistung, keine Einzelaufgabe.

Umsetzung Schritt für Schritt: So gelingt die digitale Transformation

Die Erfolgsgeschichte des eArztbriefs lässt sich in konkrete Handlungsschritte für die eigene Praxis übersetzen. Der erste Schritt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme: Wo stehen wir heute? Welche digitalen Anwendungen nutzen wir bereits, und wo gibt es noch Papierprozesse? Diese Analyse sollte nicht nur der Arzt, sondern das gesamte Team durchführen. Oft sind es die MFAs, die am besten wissen, wo der Alltag drückt. Ein Beispiel: Wenn die Praxis noch viele Befunde per Fax erhält, dann ist die digitale Befundübermittlung ein naheliegender nächster Schritt. Die KV Nordrhein berichtet, dass zwei Drittel der Praxen Befunddaten bereits digital erhalten [4]. Diesen Standard sollte jede Praxis anstreben.

Der zweite Schritt ist die Priorisierung. Nicht alles muss gleichzeitig digitalisiert werden. Es ist besser, eine Anwendung konsequent einzuführen und zu verinnerlichen, als fünf Anwendungen halbherzig zu nutzen. Die KBV hat mit dem PraxisBarometer gezeigt, dass die Zufriedenheit mit digitalen Anwendungen dann steigt, wenn sie im Alltag tatsächlich ankommen [2]. Eine gute Priorisierung orientiert sich am Nutzen-Aufwand-Verhältnis. Der eArztbrief hatte ein hervorragendes Verhältnis, und genau deshalb hat er sich so schnell verbreitet. Praxen sollten sich fragen: Welche digitale Anwendung bringt uns den größten Nutzen bei überschaubarem Aufwand? Diese Anwendung sollte zuerst eingeführt werden.

Der dritte Schritt ist die Kommunikation mit den Partnern. Die digitale Kommunikation funktioniert nur, wenn beide Seiten mitmachen. Wenn die Praxis den eArztbrief nutzt, aber die zuweisenden Kollegen noch auf Papier setzen, dann bleibt der Nutzen begrenzt. Es kann sich lohnen, das Gespräch mit den wichtigsten Kooperationspartnern zu suchen und gemeinsam auf digitale Prozesse umzustellen. Der eArztbrief hat gezeigt, dass Netzwerkeffekte die Verbreitung beschleunigen. Diese Dynamik kann auch die einzelne Praxis nutzen, indem sie aktiv auf ihre Partner zugeht. Die digitale Kommunikation mit Krankenhäusern ist laut PraxisBarometer noch gering [2], aber genau hier liegt die Chance für Praxen, sich als Vorreiter zu positionieren und die Zusammenarbeit aktiv zu gestalten.

Ergebnis und Wirkung: Ein neuer Standard im Praxisalltag

Die Wirkung des eArztbriefs ist messbar und spürbar. 87 Prozent der Praxen nutzen ihn regelmäßig [2]. Das ist ein neuer Standard im Praxisalltag, der die Arbeitsabläufe grundlegend verändert hat. Die KV Nordrhein berichtet, dass auch der digitale Austausch zwischen Praxen deutlich zunimmt - 87 Prozent empfangen inzwischen elektronische Arztbriefe [4]. Diese Entwicklung hat die Kommunikation zwischen den Praxen schneller, sicherer und effizienter gemacht. Ein elektronischer Arztbrief ist sofort verfügbar, kann nicht verloren gehen und ist besser lesbar als manches handschriftliche Dokument. Das ist ein Qualitätsgewinn für die Patientenversorgung.

Doch die Wirkung geht über den einzelnen Brief hinaus. Der eArztbrief hat das Vertrauen der Praxen in die digitale Kommunikation gestärkt. Er hat gezeigt, dass die Telematikinfrastruktur funktionieren kann, wenn die Anwendungen gut gestaltet sind. Das PraxisBarometer 2025 zeigt, dass über die Hälfte der Praxen inzwischen überwiegend digital mit Patientinnen und Patienten kommuniziert [2]. Das ist ein kultureller Wandel, der ohne den eArztbrief als Vorreiter so nicht möglich gewesen wäre. Die Praxen haben gelernt, dass digitale Prozesse nicht nur lästige Pflicht sind, sondern echte Vorteile bringen.

Gleichzeitig bleibt die digitale Kommunikation mit den Krankenhäusern die große Baustelle. Nur 13 Prozent der Praxen können hier weitgehend digital arbeiten [4]. Diese Diskrepanz zwischen dem hohen Digitalisierungsgrad innerhalb des ambulanten Sektors und dem niedrigen Grad in der Schnittstelle zum stationären Sektor ist ein strukturelles Problem, das nicht von den Praxen allein gelöst werden kann. Es braucht politische Anreize und verbindliche Vorgaben, um auch die Krankenhäuser in die digitale Kommunikation zu bringen. Der eArztbrief zeigt, dass es möglich ist - jetzt muss der nächste Schritt folgen.

Übertragbarkeit: Was andere Bereiche vom eArztbrief lernen können

Die Erfolgsgeschichte des eArztbriefs ist nicht auf den medizinischen Bereich beschränkt. Sie lässt sich auf viele andere Bereiche übertragen, in denen digitale Prozesse eingeführt werden sollen. Das Muster ist immer das gleiche: Eine Anwendung, die einen konkreten Schmerz löst, verbreitet sich schneller als eine Anwendung, die abstrakte Vorteile verspricht. Der eArztbrief hat den Schmerz der Papierflut gelöst, und genau deshalb haben ihn die Praxen angenommen. Diese Lektion gilt auch für andere Bereiche der Praxisverwaltung, von der Terminplanung bis zur Abrechnung. Wer digitale Prozesse einführen will, sollte immer mit den schmerzhaftesten Papierprozessen beginnen.

Ein weiterer übertragbarer Aspekt ist die Bedeutung der kritischen Masse. Der eArztbrief hat erst dann richtig Fahrt aufgenommen, als eine ausreichende Anzahl von Praxen ihn genutzt hat. Diese Netzwerkeffekte lassen sich auch in anderen Bereichen nutzen. Zum Beispiel bei der Online-Terminbuchung: Je mehr Praxen Online-Termine anbieten, desto mehr Patienten erwarten dieses Angebot. Das PraxisBarometer zeigt, dass 31 Prozent der Praxen Online-Terminbuchungen anbieten [4]. Diese Zahl wird weiter steigen, weil die Patienten es zunehmend erwarten. Praxen, die früh einsteigen, können von diesem Trend profitieren und sich als modern und patientenfreundlich positionieren.

Doch die Übertragbarkeit hat auch Grenzen. Nicht jede digitale Anwendung lässt sich so erfolgreich einführen wie der eArztbrief. Die elektronische Patientenakte (ePA) stößt laut PraxisBarometer auf gemischte Resonanz [2]. Viele Praxen beklagen hohen Aufwand und technische Probleme. Der Unterschied zum eArztbrief liegt auf der Hand: Die ePA ist ein komplexes System mit vielen Funktionen und vielen Beteiligten, während der eArztbrief eine klar umrissene Aufgabe löst. Die Lektion daraus lautet: Einfachheit und Klarheit sind entscheidend für den Erfolg digitaler Anwendungen. Komplexe Systeme brauchen mehr Zeit und mehr Unterstützung, um sich durchzusetzen.

Lehren: Digitalisierung ist kein Selbstzweck

Die Geschichte des eArztbriefs lehrt, dass Digitalisierung kein Selbstzweck ist. Sie ist dann erfolgreich, wenn sie den Menschen in den Praxen das Leben erleichtert. Die KBV betont in ihrem PraxisBarometer, dass die niedergelassenen Kolleginnen und Kollegen Vorreiter in Sachen Digitalisierung sind [2]. Diese Aussage ist nicht nur ein Kompliment, sondern auch ein Anspruch. Die Praxen haben bewiesen, dass sie digitale Anwendungen annehmen können, wenn sie gut gemacht sind. Die Verantwortung liegt nun bei den Herstellern und der Politik, solche Anwendungen zu entwickeln und zu fördern.

Eine weitere Lehre ist die Bedeutung der Geduld. Der eArztbrief hat Jahre gebraucht, um von 13 Prozent auf 87 Prozent zu kommen [2]. Digitale Transformation ist ein Marathon, kein Sprint. Praxen, die heute mit der Digitalisierung beginnen, sollten nicht erwarten, dass alles sofort perfekt ist. Sie sollten sich an den langfristigen Zielen orientieren und kleine Schritte machen. Der eArztbrief war 2018 noch eine Nischenanwendung, heute ist er Standard. Diese Entwicklung zeigt, dass sich Beharrlichkeit auszahlt.

Schließlich lehrt der eArztbrief, dass die digitale Kommunikation mit den Krankenhäusern die nächste große Aufgabe ist. Die Praxen sind bereit, aber die Kliniken hinken hinterher. Es braucht einen politischen Rahmen, der diese Lücke schließt. Die KBV hat die Probleme klar benannt [2]. Jetzt ist es an der Politik, Lösungen zu schaffen. Der eArztbrief hat den Weg gezeigt - jetzt muss die digitale Kommunikation über die Sektorengrenzen hinweg folgen. Die Praxen haben ihren Teil dazu beigetragen, die Digitalisierung im ambulanten Bereich voranzutreiben. Nun ist es Zeit, die nächsten Schritte zu gehen und die Digitalisierung im Gesundheitswesen als Ganzes voranzubringen.