Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft: Warum 90 Prozent KI als Schlüssel sehen, aber nur wenige handeln

Die zehnte Digitalisierungsstudie des Zentralen Immobilien Ausschuss (ZIA) und EY Parthenon zeichnet ein ambivalentes Bild: 90 % der Befragten sehen Künstliche Intelligenz als Schlüsseltechnologie der kommenden fünf Jahre [2]. Gleichzeitig investieren 62 % der Unternehmen nur 1 bis 5 % ihres Umsatzes in Digitalisierung, und lediglich 9 % stecken mehr als 20 % ihres Budgets in digitale Projekte [2]. Die Schere zwischen Erkenntnis und Handeln klafft weit auseinander - und das in einer Branche, die laut einer weiteren Studie des BBSR bei der Digitalisierung betrieblicher Prozesse großen Nachholbedarf hat [6]. Warum das so ist und wie Immobilienmakler dennoch vorankommen, zeigt dieser Beitrag.

Ausgangslage: Die Immobilienwirtschaft zwischen Digitalisierungs-Euphorie und Realität

Wer die Schlagzeilen der vergangenen Monate verfolgt hat, könnte meinen, die Immobilienwirtschaft stehe kurz vor dem digitalen Quantensprung. Künstliche Intelligenz, Cloud-Lösungen, automatisierte Bewertungsmodelle - die Buzzwords sind allgegenwärtig. Doch die zehnte Ausgabe der Digitalisierungsstudie des Zentralen Immobilien Ausschuss (ZIA) und EY Parthenon, die im Juni 2026 veröffentlicht wurde, offenbart eine ganz andere Wirklichkeit [2]. Zwar geben 90 % der befragten Unternehmen an, KI als Schlüsseltechnologie der nächsten fünf Jahre zu betrachten [2]. Doch der Blick auf die konkreten Investitionen ernüchtert: 62 % der Unternehmen investieren lediglich 1 bis 5 % ihres Umsatzes in Digitalisierung [2]. Nur 9 % der Befragten geben mehr als 20 % ihres Budgets für digitale Projekte aus [2]. Das ist kein Sprint in die Zukunft, sondern ein vorsichtiges Tasten.

Die Studie, die bereits zum zehnten Mal erscheint, dokumentiert den Weg der Branche von ersten Pilotprojekten über die Etablierung digitaler Standards bis hin zum verstärkten Einsatz von KI [2]. Doch der Weg ist steiniger als viele glauben. Fehlende personelle Ressourcen (79 %), unzureichende Datenqualität (68 %) sowie veraltete Systeme und hohe Kosten bremsen die Umsetzung [2]. Hinzu kommt, dass 82 % der Unternehmen zwar Cloud-Lösungen bevorzugen, die Integration zwischen den Systemen aber eine zentrale Baustelle bleibt [2]. Das ist kein Makler-Problem, sondern ein systemisches: Die gesamte Immobilienwirtschaft kämpft mit den Altlasten analoger Prozesse.

Problem im Detail: Die Digitalisierungs-Lücke zwischen Anspruch und Wirklichkeit

Die Diskrepanz zwischen dem Bekenntnis zur Digitalisierung und der tatsächlichen Umsetzung ist kein neues Phänomen. Schon in den Vorjahren zeigte sich, dass die Branche zwar die Potenziale erkennt, aber an der Umsetzung scheitert. Die aktuelle Studie des BBSR bestätigt diesen Befund: Immobilienunternehmen haben bei der Digitalisierung betrieblicher Prozesse und der Gewinnung von Daten großen Nachholbedarf [6]. Das bedeutet im Klartext: Während andere Branchen längst datengetrieben arbeiten, hängen viele Immobilienunternehmen noch an manuellen Excel-Listen, veralteten CRM-Systemen und papierbasierten Workflows.

Ein Beispiel: Ein mittelständisches Immobilienunternehmen mit einem Bestand von mehreren tausend Wohneinheiten erfasst Mietverträge, Rechnungen und Energieausweise noch immer in unterschiedlichen Systemen, die nicht miteinander kommunizieren. Die Folge: Daten müssen mehrfach erfasst werden, sind fehleranfällig und lassen sich kaum für Analysen nutzen. Genau hier setzt das diesjährige Schwerpunktthema der ZIA-Studie an: Data Lifecycle Management (DLM) [2]. DLM beschreibt den ganzheitlichen Umgang mit Daten über den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie hinweg - von der Planung über Bau und Betrieb bis zur Veräußerung [2]. Ziel ist es, Daten strukturiert zu erfassen, nutzbar zu machen und effizient auszuwerten [2].

Doch die Realität sieht anders aus: 71 % der Unternehmen halten DLM zwar für relevant, aber nur 61 % wollen es tatsächlich in ihre Strategien integrieren [2]. Das ist eine Lücke von zehn Prozentpunkten - und ein Indiz dafür, dass selbst dort, wo die Einsicht da ist, die Umsetzung hapert. Die Gründe dafür sind vielfältig: Neben den bereits genannten personellen und finanziellen Engpässen spielt auch eine gewisse Digitalisierungs-Müdigkeit eine Rolle. Viele Unternehmen haben in den vergangenen Jahren in verschiedene Tools investiert, ohne einen klaren Plan zu haben. Das Ergebnis ist ein Flickenteppich aus Insellösungen, der mehr kostet als nutzt.

Ursachenanalyse: Warum die Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft stockt

Die Ursachen für die zögerliche Digitalisierung sind tief in der Struktur der Branche verwurzelt. Anders als Tech-Unternehmen oder die Automobilindustrie ist die Immobilienwirtschaft stark fragmentiert. Es gibt wenige große Player, aber viele kleine und mittelständische Unternehmen - darunter zahlreiche Maklerbüros, Hausverwaltungen und Bauträger. Diese Betriebe haben oft weder die finanziellen noch die personellen Ressourcen, um umfassende Digitalisierungsprojekte zu stemmen. Die Studie des ZIA bestätigt: Fehlende personelle Ressourcen sind mit 79 % der am häufigsten genannte Hinderungsgrund [2].

Hinzu kommt ein kulturelles Problem. In vielen Unternehmen herrscht noch immer die Haltung: „Das haben wir schon immer so gemacht.“ Veränderungen werden als Risiko wahrgenommen, nicht als Chance. Das gilt besonders für den Einsatz von KI. Obwohl 90 % der Befragten KI als Schlüsseltechnologie sehen, fürchten viele die Komplexität und die vermeintliche Intransparenz der Algorithmen [2]. Der EU AI Act, der seit August 2026 vollständig gilt, verschärft diese Bedenken noch [4]. Denn die Hochrisiko-Klassifikation trifft vor allem Anwendungen wie Mieterscoring und Personalentscheidungen, die in der Immobilienwirtschaft durchaus relevant sind [4].

Ein weiterer Bremsklotz ist die mangelnde Datenqualität. 68 % der Unternehmen nennen unzureichende Datenqualität als Hindernis [2]. Das ist ein Henne-Ei-Problem: Ohne gute Daten funktioniert KI nicht, aber ohne KI lassen sich Daten nur schwer aufbereiten. Viele Unternehmen stecken in einem Teufelskreis aus veralteten Systemen, manuellen Prozessen und unstrukturierten Daten. Der Ausweg liegt in einem systematischen Datenmanagement, das die Grundlage für jede Digitalisierungsstrategie bildet.

Lösungsansatz: Data Lifecycle Management als Fundament der Digitalisierung

Die gute Nachricht: Die Branche hat verstanden, worauf es ankommt. Das Schwerpunktthema der aktuellen ZIA-Studie, Data Lifecycle Management (DLM), zeigt den Weg aus der Sackgasse [2]. DLM bedeutet, Daten nicht als lästiges Beiwerk zu betrachten, sondern als strategische Ressource. Es geht darum, Daten über den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie hinweg zu erfassen, zu strukturieren und nutzbar zu machen - von der Planung über den Bau und Betrieb bis zur Veräußerung [2].

Praktisch bedeutet das: Ein Makler, der eine Immobilie bewertet, sollte nicht nur auf aktuelle Marktdaten zugreifen können, sondern auch auf historische Preise, energetische Kennwerte, Sanierungsstände und Nachbarschaftsentwicklungen. Ein Hausverwalter sollte Mietverträge, Rechnungen und Wartungsprotokolle in einem System haben, das automatisch Mahnungen erstellt, Fristen überwacht und Berichte generiert. Ein Bauträger sollte Planungsdaten, Genehmigungen und Baufortschritte digital nachverfolgen können.

Die Studie zeigt, dass 71 % der Unternehmen DLM für relevant halten und 61 % es in ihre Strategien integrieren wollen [2]. Das ist ein ermutigendes Signal. Doch der Schritt von der Einsicht zur Umsetzung ist groß. Er erfordert Investitionen in moderne Systeme, Schulungen für Mitarbeiter und vor allem einen Kulturwandel. Wer Daten als wertvolles Kapital begreift, wird langfristig die Nase vorn haben.

Umsetzung Schritt für Schritt: So gelingt der Einstieg in die Digitalisierung

Der Weg zur digitalen Immobilienwirtschaft ist kein Hexenwerk, aber er erfordert Disziplin und einen klaren Plan.Die folgenden Schritte helfen, den Einstieg zu meistern:

Schritt 1: Bestandsaufnahme und Zieldefinition Bevor irgendein Tool angeschafft wird, muss klar sein, wo das Unternehmen steht und wo es hin will. Eine ehrliche Bestandsaufnahme der aktuellen Prozesse, Systeme und Datenbestände ist die Grundlage. Welche Daten liegen in welcher Qualität vor? Welche Prozesse sind besonders zeitaufwendig oder fehleranfällig? Wo liegen die größten Schmerzen? Aus dieser Analyse lassen sich konkrete Ziele ableiten: Soll die Rechnungsverarbeitung automatisiert werden? Geht es um bessere Lead-Qualifizierung im Maklerbüro? Oder steht die Mieterkommunikation im Fokus?

Schritt 2: Priorisierung und Pilotprojekt Nicht alles auf einmal. Die Erfahrung zeigt, dass kleine, überschaubare Pilotprojekte am erfolgversprechendsten sind. Ein erster Use Case könnte die OCR-basierte Rechnungsverarbeitung sein - ein Bereich, in dem KI-basierte Lösungen laut einer Analyse von Deloitte und weiteren Branchenanalysen Effizienzgewinne von 30 bis 55 Prozent ermöglichen [4]. Der Payback liegt typischerweise zwischen 9 und 18 Monaten, bei einem Investitionsvolumen von 80.000 bis 250. Für kleinere Unternehmen gibt es auch günstigere Einstiegslösungen, etwa cloudbasierte Tools zur ESG-Datenvervollständigung, die die manuellen Erfassungskosten um 60 bis 80 Prozent reduzieren können [4].

Schritt 3: Datenqualität verbessern und Systeme integrieren Der dritte Schritt ist der wichtigste und zugleich der schwierigste: die Datenqualität. Ohne saubere, strukturierte Daten nützt auch die beste KI nichts. Unternehmen sollten daher in ein Data Lifecycle Management investieren, das sicherstellt, dass Daten von Anfang an richtig erfasst, gepflegt und genutzt werden. Dazu gehört auch die Integration der verschiedenen Systeme - CRM, ERP, Property-Management - in eine einheitliche Datenplattform. 82 % der Unternehmen setzen dabei auf Cloud-Lösungen [2]. Die Herausforderung liegt in der fehlenden Integration zwischen den Systemen [2]. Hier sind Standardisierung und Schnittstellen gefragt.

Ergebnis und Wirkung: Was Unternehmen von einer durchdachten Digitalisierung erwarten können

Die Unternehmen, die den Weg der Digitalisierung konsequent gehen, berichten von deutlichen Verbesserungen. Die Effizienzgewinne sind spürbar: Automatisierte Rechnungsverarbeitung spart Zeit und reduziert Fehler. KI-gestützte Lead-Scoring-Modelle helfen Maklern, vielversprechende Interessenten zu identifizieren und gezielt anzusprechen. Und ein professionelles Datenmanagement schafft Transparenz über den gesamten Immobilienbestand - ein entscheidender Vorteil in Zeiten steigender regulatorischer Anforderungen, etwa im Bereich ESG.

Die ZIA-Studie macht deutlich: Die Branche hat die Zeichen der Zeit erkannt. 90 % der Unternehmen sehen KI als Schlüsseltechnologie [2]. Die Frage ist nicht mehr, ob digitalisiert wird, sondern wie schnell und wie konsequent. Wer jetzt handelt, kann sich einen Wettbewerbsvorteil sichern. Wer abwartet, riskiert, den Anschluss zu verlieren.

Übertragbarkeit: Was Makler von der Digitalisierungsstudie lernen können

Die Ergebnisse der ZIA-Studie sind nicht nur für große Wohnungsunternehmen oder Projektentwickler relevant. Auch kleine und mittelständische Maklerbüros können daraus wertvolle Lehren ziehen. Der Schlüssel liegt in der Konzentration auf die eigenen Daten. Viele Makler verfügen über einen reichen Schatz an Informationen - über Käufer, Verkäufer, Mietinteressenten, Besichtigungstermine, Abschlüsse. Doch diese Daten liegen oft unstrukturiert in E-Mail-Postfächern, Notizen oder veralteten CRM-Systemen.

Ein erster Schritt für Makler könnte sein, ein modernes CRM-System einzuführen, das nicht nur Kontakte verwaltet, sondern auch Aktivitäten trackt und automatisch Follow-ups generiert. Ein zweiter Schritt: die Automatisierung der Exposé-Erstellung. KI-basierte Tools können aus wenigen Eingaben ansprechende Exposés generieren - inklusive Grundrissen, Lageplänen und Energieausweisen. Das spart Zeit und sorgt für ein professionelles Auftreten.

Die Übertragbarkeit der Studienergebnisse auf den Makleralltag ist hoch. Denn die zentralen Hindernisse - fehlende personelle Ressourcen, unzureichende Datenqualität, veraltete Systeme - sind in Maklerbüros oft noch ausgeprägter als in großen Unternehmen. Umso wichtiger ist es, mit kleinen, machbaren Schritten zu beginnen und nicht auf den großen Wurf zu warten.

Lehren für die Praxis: Drei Erkenntnisse aus der Digitalisierungsstudie 2025

Erkenntnis 1: Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug. Die Studie zeigt, dass die Unternehmen, die erfolgreich digitalisieren, nicht einfach Technologie um der Technologie willen einsetzen. Sie haben klare Ziele: Prozesse beschleunigen, Kosten senken, Daten besser nutzen. Der Fokus liegt auf dem Mehrwert, nicht auf dem Tool.

Erkenntnis 2: Datenqualität ist der entscheidende Erfolgsfaktor. Ohne saubere Daten nützt die beste KI nichts. 68 % der Unternehmen nennen unzureichende Datenqualität als Hindernis [2]. Wer digitalisieren will, muss zuerst seine Daten in Ordnung bringen. Das ist mühsam, aber alternativlos.

Erkenntnis 3: Der Mensch bleibt der wichtigste Faktor. 79 % der Unternehmen nennen fehlende personelle Ressourcen als größtes Hindernis [2]. Digitalisierung ersetzt nicht den Menschen, sie entlastet ihn. Aber sie erfordert neue Kompetenzen und eine Bereitschaft zur Veränderung. Wer seine Mitarbeiter nicht mitnimmt, wird scheitern.

Die Immobilienwirtschaft steht an einem Wendepunkt. Die Technologie ist da, die Einsicht ist da - jetzt muss die Umsetzung folgen. Die zehnte Digitalisierungsstudie des ZIA und EY Parthenon liefert dafür eine fundierte Grundlage. Es liegt an den Unternehmen, sie zu nutzen.