Die Immobilienbranche digitalisiert - aber viele Makler überspringen den wichtigsten Schritt: die Datenstrategie. Eine Analyse, warum Datenqualität über den Erfolg Ihrer Digitalisierung entscheidet.

Bevor du startest

Die Digitalisierungswelle hat die Immobilienbranche längst erreicht, doch sie spült viel Sand an Land, der die Fundamente verstopft. Wer heute als Makler in Software investiert, KI-Tools testet oder seinen Workflow digitalisieren will, stolpert früher oder später über denselben blinden Fleck: die Datenqualität. Es ist ein Phänomen, das in der Branche seit Jahren bekannt ist, aber selten konsequent angegangen wird.

Die Zahlen aus der ZIA-/EY-Studie zeichnen ein klares Bild: 90 Prozent der Befragten sehen Künstliche Intelligenz als Schlüsseltechnologie der kommenden fünf Jahre, doch gleichzeitig geben 75 Prozent an, dass unzureichende Datenqualität ein zentrales Hindernis ist [3]. Das ist der Widerspruch, an dem viele Digitalisierungsprojekte scheitern: Man will die Zukunft, aber die Basis dafür ist nicht tragfähig.

Dieser Artikel ist kein weiterer Aufruf, endlich zu digitalisieren. Er ist eine Einladung, einen Schritt zurückzutreten und die Frage zu stellen, die vor jeder Technologieentscheidung kommen sollte: Sind meine Daten überhaupt bereit für die Werkzeuge, die ich einsetzen will? Denn ohne eine durchdachte Datenstrategie bleibt jede Digitalisierung ein Haus auf Sand - schön anzusehen, aber nicht belastbar.

Die Metastudie zur Digitalisierung in deutschen KMUs zeigt, dass 82 Prozent der mittelständischen Betriebe Digitalisierung als überlebenswichtig betrachten, aber 71 Prozent keine konkrete Strategie haben [4]. Diese Lücke zwischen Wollen und Können ist in der Immobilienbranche besonders ausgeprägt, weil hier traditionell mit vielen manuellen Prozessen und persönlichen Beziehungen gearbeitet wird. Die Daten, die dabei entstehen, sind oft unstrukturiert, in verschiedensten Systemen verstreut und selten in einer Qualität, die moderne Tools wirklich nutzen könnten.

Bevor Sie also das nächste KI-Tool testen oder Ihre CRM-Software upgraden, nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Datenlandschaft zu verstehen. Dieser Guide führt Sie durch die Schritte, die wirklich zählen - von der Bestandsaufnahme bis zur nachhaltigen Datenpflege.

Schritt 1: Die Datenlandschaft erfassen - bevor Sie irgendetwas digitalisieren

Der erste und wichtigste Schritt ist gleichzeitig der, den die meisten überspringen. Bevor Sie neue Software einführen oder bestehende Prozesse digitalisieren, müssen Sie wissen, welche Daten Sie überhaupt haben, wo sie liegen und in welchem Zustand sie sind. Das klingt banal, ist aber in der Praxis eine der größten Hürden - und die Quelle vieler späterer Probleme.

Stellen Sie sich ein typisches Maklerbüro vor: Die Kontaktdaten der Eigentümer liegen in einem E-Mail-Programm, die Objektdaten in einer Tabellenkalkulation, die Vertragsunterlagen in einem Archivordner und die Kommunikation mit Interessenten in verschiedenen Messenger-Apps. Jedes dieser Systeme hat seine eigene Logik, seine eigenen Datenformate und seine eigenen Fehlerquellen. Wenn Sie nun ein CRM einführen, müssen alle diese Daten zusammengeführt werden - und genau hier entstehen die Probleme.

Die ZIA-/EY-Studie nennt als eines der größten Hindernisse die unzureichende Integration einzelner Systeme [3]. Das ist die technische Seite des Problems. Die menschliche Seite ist mindestens genauso relevant: Jeder Mitarbeiter hat seine eigene Art, Daten zu erfassen. Der eine schreibt Telefonnummern mit, der andere ohne Vorwahl, der dritte speichert Notizen als PDF-Anhang statt im dafür vorgesehenen Feld. Diese kleinen Unterschiede summieren sich zu einem Datenchaos, das jede Digitalisierung zunichtemachen kann.

Die Lösung beginnt mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme. Gehen Sie systematisch durch alle Datenquellen in Ihrem Büro: Kundenkontakte, Objektdaten, Vertragsunterlagen, Finanzdaten, Kommunikationsverläufe. Fragen Sie sich bei jeder Quelle: Wer pflegt diese Daten? Wie aktuell sind sie? In welchem Format liegen sie vor? Wer hat Zugriff darauf? Erst wenn Sie diese Fragen beantworten können, haben Sie eine Grundlage für Ihre Datenstrategie.

Ein praktischer Tipp für den Start: Nehmen Sie sich einen halben Tag Zeit und erstellen Sie eine einfache Liste aller Datenquellen. Sie müssen nichts digitalisieren, nichts umstellen - nur erfassen, was existiert. Diese Bestandsaufnahme ist die Basis für alles Weitere und hilft Ihnen, den Umfang der Aufgabe realistisch einzuschätzen.

Die Erfahrung zeigt, dass diese Bestandsaufnahme oft ernüchternde Ergebnisse liefert. Viele Makler entdecken dabei, dass ihre Datenbestände über Jahre gewachsen sind, ohne dass jemand die Struktur überwacht hat. Doppelte Kontakte, veraltete Adressen, unvollständige Objektdaten - das ist die Realität in vielen Büros. Aber genau diese Erkenntnis ist der erste Schritt zur Besserung: Wer das Problem kennt, kann es lösen.

Schritt 2: Datenqualität als Prozess verstehen - nicht als einmaliges Projekt

Datenqualität ist kein Projekt, das man abarbeitet und dann abhakt. Es ist ein kontinuierlicher Prozess, der in die tägliche Arbeit integriert werden muss. Wer glaubt, einmal alle Daten bereinigen zu können und dann für immer saubere Daten zu haben, wird schnell enttäuscht. Daten werden ständig neu erzeugt, verändert, gelöscht und dupliziert - die Qualität sinkt ohne regelmäßige Pflege kontinuierlich.

Die Studie von ZIA und EY Parthenon zeigt, dass das Thema Data Lifecycle Management (DLM) 2025 im Fokus steht [3]. DLM bedeutet, Daten über ihren gesamten Lebenszyklus zu betrachten - von der Erfassung über die Nutzung bis zur Archivierung. Für Makler heißt das konkret: Sie müssen nicht nur wissen, welche Daten Sie haben, sondern auch, wie sie entstehen, wie sie genutzt werden und wann sie veralten.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Makler erfasst bei jedem neuen Objekt die relevanten Daten in seinem CRM. Wenn er das sorgfältig macht, sind die Daten zum Zeitpunkt der Erfassung korrekt. Aber was passiert, wenn der Eigentümer seine Telefonnummer ändert? Oder wenn sich die energetische Sanierung des Gebäudes auf die Objektdaten auswirkt? Ohne einen Prozess, der diese Aktualisierungen sicherstellt, veralten die Daten schnell - und die Qualität sinkt unbemerkt.

Der Schlüssel liegt in der Definition von klaren Verantwortlichkeiten. Wer ist für die Pflege welcher Daten zuständig? Welche Prozesse stellen sicher, dass Daten aktuell bleiben? Wie wird mit Duplikaten umgegangen? Diese Fragen müssen beantwortet sein, bevor Sie in neue Technologie investieren. Sonst digitalisieren Sie im schlimmsten Fall nur Ihre Fehler.

Die Metastudie zur Digitalisierung zeigt, dass 59 Prozent der Prozesse theoretisch digitalisierbar wären, aber nur 41 Prozent tatsächlich umgesetzt sind [4]. Diese Umsetzungslücke hat viele Ursachen, aber eine der wichtigsten ist die fehlende Datenqualität. Wenn die Daten nicht stimmen, funktionieren die digitalen Prozesse nicht - und die Mitarbeiter fallen in alte Muster zurück.

Ein guter Ansatz ist es, die Datenpflege in bestehende Arbeitsabläufe zu integrieren, statt sie als zusätzliche Aufgabe zu sehen. Wenn Sie zum Beispiel nach jedem Kundengespräch die Kontaktdaten aktualisieren, ist das kein Mehraufwand, sondern Teil des Prozesses. Entscheidend ist, dass diese Schritte dokumentiert und verbindlich sind - sonst werden sie im Alltag schnell übersprungen.

Schritt 3: Die richtigen Daten sammeln - Qualität vor Quantität

Ein häufiger Fehler bei der Digitalisierung ist der Versuch, möglichst viele Daten zu sammeln, ohne zu hinterfragen, welche Daten wirklich relevant sind. Das Ergebnis ist ein Datensumpf, der mehr kostet als nutzt. Die Kunst besteht darin, die Daten zu identifizieren, die für Ihre Geschäftsprozesse wirklich entscheidend sind, und die Sammlung darauf zu fokussieren.

Für Makler sind das in der Regel die Daten, die den Verkaufsprozess unterstützen: Kontaktdaten der Eigentümer und Interessenten, Objektdaten, die für die Bewertung relevant sind, sowie Informationen über den Zustand und die Historie der Immobilie. Diese Daten müssen vollständig, aktuell und korrekt sein - alles andere ist sekundär.

Die ZIA-/EY-Studie nennt die unzureichende Datenqualität als eines der größten Hindernisse für die Digitalisierung [3]. Das liegt nicht daran, dass die Unternehmen zu wenig Daten hätten, sondern daran, dass die vorhandenen Daten nicht den Anforderungen entsprechen. Sie sind unvollständig, veraltet oder in einem Format, das die Systeme nicht verarbeiten können.

Ein praktisches Beispiel: Viele Makler speichern wichtige Informationen in E-Mails oder Notizen, statt sie strukturiert im CRM zu erfassen. Diese Informationen sind für die tägliche Arbeit vielleicht zugänglich, aber für eine automatisierte Auswertung oder eine KI-gestützte Analyse unbrauchbar. Die Daten sind vorhanden, aber nicht in einer Form, die einen Mehrwert bietet.

Der Weg zu besserer Datenqualität führt über die Definition von Pflichtfeldern. Legen Sie fest, welche Informationen bei jedem Kontakt, bei jedem Objekt und bei jeder Transaktion erfasst werden müssen. Diese Pflichtfelder sollten so gestaltet sein, dass sie die relevanten Informationen abdecken, ohne die Mitarbeiter zu überfordern. Ein Feld für die Energieeffizienzklasse ist wichtig, ein Feld für die Lieblingsfarbe des Eigentümers dagegen verzichtbar.

Gleichzeitig sollten Sie bestehende Daten kritisch prüfen. Die Bereinigung von Altbeständen ist mühsam, aber notwendig. Doppelte Kontakte müssen zusammengeführt, veraltete Einträge gelöscht und unvollständige Datensätze ergänzt werden. Diese Arbeit ist zeitintensiv, zahlt sich aber langfristig aus - denn jede Digitalisierungsmaßnahme, die auf bereinigten Daten aufbaut, hat eine deutlich höhere Erfolgswahrscheinlichkeit.

Schritt 4: Systeme integrieren statt Insellösungen schaffen

Die Digitalisierung scheitert in vielen Unternehmen nicht am fehlenden Willen, sondern an der fehlenden Integration der Systeme. Die ZIA-/EY-Studie nennt die unzureichende Integration einzelner Systeme als Hemmnis für den reibungslosen Einsatz digitaler Lösungen [3]. Das ist ein Problem, das viele Makler aus eigener Erfahrung kennen: Die Daten liegen in verschiedenen Systemen, die nicht miteinander kommunizieren, und die Mitarbeiter müssen sie mühsam manuell übertragen.

Ein typisches Szenario: Das CRM ist nicht mit dem E-Mail-Programm verbunden, die Objektverwaltung läuft über eine separate Software und die Finanzbuchhaltung nutzt ein drittes System. Jede Schnittstelle ist eine potenzielle Fehlerquelle - und ein Zeitfresser. Die manuelle Übertragung von Daten zwischen Systemen ist nicht nur fehleranfällig, sondern bindet auch Ressourcen, die besser für die eigentliche Arbeit genutzt würden.

Die Lösung liegt in einer durchdachten Systemarchitektur. Das muss nicht die teuerste Software sein, die es gibt - aber die Systeme müssen so gewählt werden, dass sie miteinander kommunizieren können. Moderne CRM-Systeme bieten in der Regel Schnittstellen zu E-Mail-Programmen, Kalendern und anderen Tools. Die Frage ist, ob diese Schnittstellen auch genutzt werden.

Die Metastudie zur Digitalisierung in deutschen KMUs zeigt, dass veraltete IT-Infrastruktur zu den Top-3-Blockern der Digitalisierung gehört [4]. Viele Unternehmen arbeiten mit Systemen, die nicht mehr auf dem aktuellen Stand sind und keine zeitgemäßen Schnittstellen bieten. Die Investition in moderne Systeme ist daher nicht nur eine Frage der Technologie, sondern auch der Effizienz.

Bei der Auswahl neuer Systeme sollten Sie nicht nur auf die Funktionen achten, sondern auch auf die Integrationsmöglichkeiten. Kann das System Daten mit anderen Programmen austauschen? Gibt es offene Schnittstellen oder APIs? Wie einfach ist die Anbindung an bestehende Systeme? Diese Fragen sind mindestens so wichtig wie die Frage nach den Funktionen im Detail.

Ein guter Ansatz ist es, die Systemlandschaft aus der Perspektive der Datenströme zu betrachten. Welche Daten müssen zwischen welchen Systemen fließen? Wo entstehen Medienbrüche? Wo werden Daten doppelt erfasst? Die Antworten auf diese Fragen zeigen Ihnen, wo die größten Effizienzgewinne liegen - und wo die Integration am dringendsten ist.

Schritt 5: Datenqualität messbar machen - Kennzahlen für den Fortschritt

Was Sie nicht messen, können Sie nicht verbessern. Das gilt auch für die Datenqualität. Doch viele Makler haben keine Vorstellung davon, wie gut oder schlecht ihre Daten tatsächlich sind. Sie wissen vielleicht, dass es Probleme gibt, aber sie können sie nicht quantifizieren - und damit auch nicht systematisch angehen.

Der erste Schritt ist die Definition von Kennzahlen, die die Datenqualität abbilden. Dazu gehören zum Beispiel die Vollständigkeit der Datensätze, die Aktualität der Kontaktdaten oder die Anzahl der Duplikate. Diese Kennzahlen sollten regelmäßig erhoben werden, um den Fortschritt zu verfolgen und Schwachstellen zu identifizieren.

Die Digitalisierungsstudie von ZIA und EY zeigt, dass 82 Prozent der Unternehmen auf Cloud-Lösungen setzen [3]. Das bietet die Chance, Daten zentral zu verwalten und Qualitätskennzahlen automatisiert zu erheben. In der Praxis wird diese Möglichkeit jedoch selten genutzt - die meisten Unternehmen verlassen sich auf ihr Bauchgefühl, wenn es um die Datenqualität geht.

Ein pragmatischer Ansatz ist es, mit wenigen, aber aussagekräftigen Kennzahlen zu starten. Sie müssen nicht jeden Aspekt der Datenqualität messen - es reicht, wenn Sie die kritischen Bereiche im Blick haben. Für Makler sind das in der Regel die Kontaktdaten der Eigentümer und Interessenten sowie die Objektdaten, die für die Bewertung und Vermarktung relevant sind.

Die Erhebung dieser Kennzahlen kann zunächst manuell erfolgen - zum Beispiel durch eine Stichprobenprüfung der CRM-Daten. Später können Sie automatisierte Tools einsetzen, die die Datenqualität kontinuierlich überwachen. Wichtig ist, dass die Kennzahlen regelmäßig erhoben und mit den Verantwortlichen besprochen werden - sonst verpufft die Wirkung.

Das klingt nach viel, aber ohne die Messung hätte niemand das Problem erkannt. Mit der Kennzahl im Blick kann das Büro gezielt Maßnahmen ergreifen - zum Beispiel eine Kampagne zur Aktualisierung der Kontaktdaten oder die Einführung eines Prozesses, der die Datenpflege bei jedem Kontakt sicherstellt.

Schritt 6: Die Mitarbeiter mitnehmen - Datenqualität als Teamaufgabe

Die beste Datenstrategie scheitert, wenn die Mitarbeiter nicht mitziehen. Das ist eine der wichtigsten Erkenntnisse aus der Digitalisierungsforschung - und eine der am häufigsten ignorierten. Viele Digitalisierungsprojekte scheitern nicht an der Technik, sondern an der mangelnden Akzeptanz der Mitarbeiter.

Die Metastudie zur Digitalisierung zeigt, dass fehlende personelle Ressourcen zu den größten Hindernissen gehören [3]. Das ist nicht nur eine Frage der Kapazität, sondern auch der Motivation. Wenn Mitarbeiter den Sinn einer Maßnahme nicht verstehen oder das Gefühl haben, dass sie zusätzliche Arbeit ohne erkennbaren Nutzen bedeutet, werden sie Widerstand leisten.

Der Schlüssel liegt in der Kommunikation. Erklären Sie Ihren Mitarbeitern, warum Datenqualität wichtig ist und wie sie zur Verbesserung beitragen können. Zeigen Sie konkrete Beispiele, wie saubere Daten die Arbeit erleichtern - zum Beispiel durch weniger Rückfragen, schnellere Prozesse oder bessere Entscheidungsgrundlagen. Wenn die Mitarbeiter den Nutzen erkennen, sind sie eher bereit, die zusätzlichen Schritte zu gehen.

Gleichzeitig müssen Sie die Prozesse so gestalten, dass die Datenpflege nicht als lästige Zusatzaufgabe empfunden wird. Integrieren Sie die Datenerfassung in die bestehenden Arbeitsabläufe, statt sie als separate Aufgabe zu definieren. Wenn das CRM zum Beispiel automatisch die E-Mail-Kommunikation protokolliert, müssen die Mitarbeiter die Informationen nicht manuell übertragen - die Datenqualität verbessert sich ohne zusätzlichen Aufwand.

Die ZIA-/EY-Studie nennt den Fachkräftemangel als ein zentrales Hindernis für die Digitalisierung [3]. Das macht es umso wichtiger, die vorhandenen Ressourcen effizient einzusetzen. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter von manuellen Datenerfassungsaufgaben entlasten, schaffen Sie Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten - und erhöhen gleichzeitig die Motivation.

Ein praktischer Tipp: Führen Sie regelmäßige kurze Schulungen durch, in denen Sie Tipps zur effizienten Datenerfassung geben und auf häufige Fehler hinweisen. Diese Schulungen müssen nicht aufwendig sein - ein kurzer Austausch im Team-Meeting reicht oft aus. Wichtig ist, dass das Thema präsent bleibt und nicht in Vergessenheit gerät.

Schritt 7: Schrittweise digitalisieren - kleine Erfolge statt großer Würfe

Die größte Gefahr bei der Digitalisierung ist der Versuch, zu viel auf einmal zu erreichen. Viele Unternehmen scheitern an überambitionierten Projekten, die nach wenigen Monaten abgebrochen werden, weil die Ergebnisse ausbleiben. Der erfolgreichere Weg ist die schrittweise Digitalisierung - mit kleinen, überschaubaren Schritten, die schnell sichtbare Erfolge liefern.

Die Metastudie zur Digitalisierung zeigt, dass 59 Prozent der Prozesse theoretisch digitalisierbar wären, aber nur 41 Prozent tatsächlich umgesetzt sind [4]. Diese Umsetzungslücke ist kein Zeichen von mangelndem Willen, sondern oft das Ergebnis von Überforderung. Wer versucht, alle Prozesse auf einmal zu digitalisieren, scheitert an der Komplexität.

Ein besserer Ansatz ist es, mit einem einzelnen Prozess zu beginnen, der gut beherrschbar ist und einen klaren Nutzen bietet. Das können zum Beispiel die Digitalisierung der Objekterfassung oder die Einführung eines digitalen Kalenders sein. Wenn dieser erste Schritt erfolgreich ist, haben Sie nicht nur einen funktionierenden Prozess, sondern auch die Erfahrung und das Vertrauen, die für weitere Schritte nötig sind.

Die ZIA-/EY-Studie zeigt, dass 62 Prozent der Unternehmen nur ein bis fünf Prozent ihres Umsatzes in die Digitalisierung investieren [3]. Das ist ein realistischer Rahmen - und ein Hinweis darauf, dass große Würfe selten gelingen. Besser ist es, mit überschaubaren Budgets zu arbeiten und den Erfolg der Maßnahmen regelmäßig zu überprüfen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Maklerbüro beginnt damit, die Objekterfassung zu digitalisieren. Statt handschriftlicher Notizen werden die Daten direkt im CRM erfasst, mit Pflichtfeldern für die wichtigsten Informationen. Nach wenigen Wochen zeigt sich, dass die Datenqualität deutlich gestiegen ist - und die Mitarbeiter sparen Zeit, weil sie Informationen nicht mehr doppelt erfassen müssen.

Der nächste Schritt könnte die Digitalisierung der Kundenkommunikation sein - zum Beispiel durch die Einführung eines zentralen Postfachs oder die Automatisierung von Standardantworten. Auch hier gilt: klein anfangen, Erfahrungen sammeln und auf dieser Basis weitermachen. Die Digitalisierung ist ein Marathon, kein Sprint - wer das versteht, hat die besten Chancen auf langfristigen Erfolg.

Schritt 8: DLM als Denkweise etablieren - Daten über den Lebenszyklus denken

Das Data Lifecycle Management (DLM) ist 2025 das Schwerpunktthema der ZIA-/EY-Studie [3]. Das ist kein Zufall: DLM beschreibt den ganzheitlichen Umgang mit Daten über den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie - von der Planung über Bau und Nutzung bis zum Verkauf [3]. Für Makler ist dieser Ansatz besonders relevant, weil sie an vielen Punkten dieses Lebenszyklus Daten erzeugen und nutzen.

Ein Beispiel: Bei der Bewertung einer Immobilie erfassen Sie Daten über den Zustand, die Ausstattung und die Lage. Diese Daten sind die Grundlage für Ihre Wertermittlung - aber sie sind auch später relevant, wenn die Immobilie vermarktet wird. Wenn die Daten von Anfang an strukturiert erfasst werden, können sie für verschiedene Zwecke genutzt werden, ohne dass sie neu erhoben werden müssen.

Das Problem in der Praxis ist oft, dass Daten in Silos entstehen. Die Bewertungsdaten liegen in einem System, die Vermarktungsdaten in einem anderen, und niemand denkt darüber nach, wie diese Daten zusammenhängen. DLM zwingt dazu, die Daten aus der Perspektive des gesamten Lebenszyklus zu betrachten - und damit auch die Schnittstellen zwischen den Phasen zu berücksichtigen.

Die Umsetzung von DLM erfordert keine teure Software, sondern in erster Linie ein Umdenken. Fragen Sie sich bei jeder Datenerfassung: Wofür werden diese Daten später noch gebraucht? Welche Informationen müssen zusätzlich erfasst werden, damit die Daten auch in anderen Kontexten nutzbar sind? Diese Fragen helfen Ihnen, die Datenerfassung von Anfang an zukunftsfähig zu gestalten.

Ein praktischer Tipp: Führen Sie eine Datenlandkarte ein, die zeigt, welche Daten in welcher Phase des Lebenszyklus entstehen und wie sie zusammenhängen. Diese Landkarte muss nicht perfekt sein - sie soll Ihnen helfen, die Zusammenhänge zu verstehen und Lücken zu identifizieren. Auf dieser Basis können Sie dann entscheiden, wo Sie die Datenerfassung verbessern müssen.

Schritt 9: Technologie als Werkzeug - nicht als Selbstzweck

Der letzte Schritt ist vielleicht der wichtigste: die richtige Einstellung zur Technologie. Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein Mittel zum Zweck. Wer Technologie einführt, nur weil sie modern ist, wird enttäuscht werden. Wer Technologie einführt, um konkrete Probleme zu lösen, hat gute Chancen auf Erfolg.

Die ZIA-/EY-Studie zeigt, dass 90 Prozent der Befragten KI als Schlüsseltechnologie sehen [3]. Das ist eine beeindruckende Zahl - aber sie sagt nichts darüber aus, ob KI in der Immobilienbranche tatsächlich einen Mehrwert bietet. Die Antwort ist: Sie kann, aber nur wenn die Grundlagen stimmen. Ohne saubere Daten bleibt KI ein Werkzeug ohne Material.

Die Metastudie zur Digitalisierung zeigt, dass 82 Prozent der Unternehmen Digitalisierung als überlebenswichtig betrachten [4]. Diese Einsicht ist richtig - aber sie führt in die Irre, wenn sie zu Aktionismus führt. Statt wahllos Technologie einzuführen, sollten Sie sich auf die Bereiche konzentrieren, in denen der Nutzen am größten ist.

Ein Beispiel: Die Automatisierung der Objektbewertung kann viel Zeit sparen - aber nur wenn die zugrunde liegenden Daten korrekt sind. Wenn Sie also in ein Bewertungstool investieren, sollten Sie vorher sicherstellen, dass Ihre Objektdaten vollständig und aktuell sind. Sonst produzieren Sie mit hoher Geschwindigkeit falsche Ergebnisse.

Die Kunst liegt darin, Technologie als Werkzeug zu sehen, das Ihre Arbeit unterstützt - nicht als Ersatz für Ihre Expertise. Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie Ihre fachliche Kompetenz mit den Möglichkeiten der Technologie kombinieren. Die Technologie liefert die Daten und Analysen, Sie liefern die Interpretation und die Entscheidung.

Ein letzter Tipp: Bleiben Sie neugierig, aber bleiben Sie auch kritisch. Nicht jede neue Technologie ist für Ihr Geschäft relevant. Fragen Sie sich bei jedem neuen Tool: Löst es ein echtes Problem? Verbessert es meine Effizienz? Steigert es die Qualität meiner Arbeit? Wenn Sie diese Fragen ehrlich beantworten, treffen Sie die richtigen Entscheidungen - für Ihre Datenstrategie und für Ihr Geschäft.

Häufige Fehler

Der häufigste Fehler bei der Digitalisierung ist der Blick auf die Technologie statt auf die Daten. Viele Makler investieren in teure Software, ohne vorher ihre Datenqualität zu prüfen. Das Ergebnis: Die Software läuft, aber die Ergebnisse sind enttäuschend - weil die zugrunde liegenden Daten nicht stimmen. Die ZIA-/EY-Studie nennt die unzureichende Datenqualität als eines der größten Hindernisse [3] - ein Problem, das sich mit Geld allein nicht lösen lässt.

Der zweite Fehler ist die fehlende Strategie. Die Metastudie zeigt, dass 71 Prozent der mittelständischen Betriebe keine konkrete Digitalisierungsstrategie haben [4]. Ohne Strategie wird Digitalisierung zum Selbstzweck - man führt Tools ein, weil andere es auch tun, nicht weil sie einen Mehrwert bieten. Das führt zu Frustration und verschwendeten Ressourcen.

Der dritte Fehler ist die Vernachlässigung der Mitarbeiter. Digitalisierung ist eine Teamaufgabe - wenn die Mitarbeiter nicht mitziehen, scheitert jedes Projekt. Die ZIA-/EY-Studie nennt fehlende personelle Ressourcen als größtes Hindernis [3]. Das ist oft eine Frage der Prioritäten: Wer die Digitalisierung als reines IT-Projekt behandelt, wird scheitern. Wer sie als Veränderungsprozess versteht, der die Mitarbeiter mitnimmt, hat gute Chancen.

Der vierte Fehler ist die Überambition. Wer versucht, alles auf einmal zu digitalisieren, scheitert an der Komplexität. Die Umsetzungslücke von 59 zu 41 Prozent [4] zeigt, dass viele Unternehmen den Umfang der Aufgabe unterschätzen. Besser ist es, klein anzufangen und auf Erfolgen aufzubauen.

Der fünfte Fehler ist das Ignorieren der Systemintegration. Die ZIA-/EY-Studie nennt die unzureichende Integration einzelner Systeme als Hemmnis [3]. Wer Systeme einführt, die nicht miteinander kommunizieren, schafft neue Insellösungen - und neue Datenqualitätsprobleme.

Nächste Schritte

Die Digitalisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Die zehnte Digitalisierungsstudie von ZIA und EY zeigt, dass die Branche in den vergangenen Jahren spürbare Fortschritte erzielt hat [3] - aber es bleibt viel zu tun. Für Ihr Maklerbüro bedeutet das: Beginnen Sie jetzt mit der Datenstrategie, auch wenn es mühsam ist.

Der erste Schritt ist die Bestandsaufnahme Ihrer Datenlandschaft. Gehen Sie systematisch durch alle Datenquellen und erstellen Sie eine Liste dessen, was Sie haben. Identifizieren Sie die kritischen Daten, die für Ihre Geschäftsprozesse entscheidend sind, und prüfen Sie deren Qualität.

Der zweite Schritt ist die Definition von Verantwortlichkeiten. Wer pflegt welche Daten? Welche Prozesse stellen die Aktualität sicher? Diese Fragen müssen beantwortet sein, bevor Sie in neue Technologie investieren.

Der dritte Schritt ist die Auswahl der richtigen Werkzeuge. Achten Sie nicht nur auf Funktionen, sondern auch auf Integrationsmöglichkeiten. Die Systeme sollten miteinander kommunizieren können - sonst schaffen Sie neue Insellösungen.

Der vierte Schritt ist die schrittweise Umsetzung. Beginnen Sie mit einem überschaubaren Projekt, das schnell sichtbare Erfolge liefert. Nutzen Sie diese Erfolge als Motivation für weitere Schritte.

Der fünfte Schritt ist die regelmäßige Überprüfung. Messen Sie die Datenqualität, besprechen Sie die Ergebnisse im Team und passen Sie Ihre Prozesse an. Die Digitalisierung ist ein Marathon - bleiben Sie dran, auch wenn es zwischendurch anstrengend wird.

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben ist nur eine von vielen Institutionen, die sich mit der Digitalisierung der Branche beschäftigen [1]. Die digitale Transformation ist eine gesamtgesellschaftliche Aufgabe - aber sie beginnt im Kleinen, in jedem einzelnen Büro, mit jeder einzelnen Entscheidung. Ihre Datenstrategie ist der erste Schritt.